如何办理外国驻华使领馆的文书认证

对于在中国生活过的中国公民或外国公民,在申请前往某些国家留学、移民、工作时,可能会被要求提供经目的地国家驻华使领馆认证的中国民事文书, 例如中国无犯罪记录证明、中国大学的毕业证、学历证等。 领事认证的目的是为了让中国出具的文书在其他国家得到认可。

使领馆认证又称“三级认证”或“双认证”。 认证过程分为这三步:(1)公证,(2)中国外交部认证,(3)外国驻华使领馆的认证。 更多有关领事认证、外交部认证、公证之间的关系,请点击这里这里查看我们的介绍。 本文将简要介绍如何办理各国驻华使领馆的民事文书认证。

本文内容仅作为参考, 具体情况要以政府有关单位的解释为准。

第1步:公证

去哪里申请?

办理公证必须去文书出具地的公证处, 且该公证处具有办理涉外公证的资质。 例如,北京当地大学出具的学位证就要到北京当地的公证处办理公证。 一个城市一般有多个公证处, 办理这种涉外公证建议前往经验丰富的主要公证处。 以北京、上海为例,这两地各自有十几个大大小小的涉外公证处,其中最规模比较大的是:

北京市方圆公证处
地址: 北京市东城区东水井胡同5号北京INN大厦3层 (点击查看谷歌地图谷歌地图百度地图
电话:+86.010.85197666
官网:https://bjfy.egongzheng.com/

上海市东方公证处
地址: 上海市静安区凤阳路598号(点击查看谷歌地图百度地图
电话:+86.0512.68083871
官网:https://www.sh-notary.org.cn/

需要提供哪些材料?

办理毕业证、学历证公证时,各地要求提供的材料基本一致,即:

  • 毕业证/学位证原件
  • 身份证复印件(中国公民)或当前有效护照复印件(外国公民)
  • 如果委托第三方代办,还需要提供授权委托书复印件

办理其他民事文书公证的,请咨询当地公证处。

办理外国人无犯罪记录证明的,请点击这里查看我们的指南。

审批时间是多久?

毕业证、学历证、无犯罪证明的公证审批时间一般是5~10个工作日。 其他民事文书公证请咨询当地公证处。

公证书样例

中国大学学位证公证书样例

无犯罪记录证明公证书样例

注:很多高校发给外国留学生的毕业证、学位证上面会显示其中文译名,即使留学生从未使用国该中文译名。 这可能会被一些国家政府看做是“曾用名”而造成法律上不必要的麻烦。 有些公证处会尊重当事人的选择,不在公证书上体现该中文译名,而只显示护照中的英文名字。但有的公证处要求必须即显示中文译名,又显示护照里的英文名。

第2步:中国外交部认证

去哪里申请?

可以受理中国外交部认证申请的机构在全国各地都有, 详细清单见于中国领事服务网。 但不是清单上任何一个机构都可以办理您需要的认证。 如何判断去哪一个机构办理中国外交部认证呢? 回答这个问题之前,我们要先了解一点有关使领馆的背景知识。

外国驻华的代表机构分为两类,即大使馆和领事馆, 这两者是有区别的。 领事馆就像大使馆的代表处。 大使馆均设在首都北京,而领事馆设在北京以外的其他一些城市,比如上海、广州、沈阳、成都等。 在提供领事服务这方面,大使馆和领事馆分别有自己特定的领事辖区(以下简称“领区”)。 以瑞士为例, 瑞士在中国大陆有一个大使馆和三个领事馆, 其中大使馆位于北京,三个领事馆分别位于广州、上海和成都。 以下是瑞士官网显示的驻华大使馆和三个领事馆的领区。

瑞士驻华大使馆
领区:黑龙江、吉林、辽宁、天津、北京、内蒙古、河北、河南、山西、山东、重庆、陕西、湖北、宁夏、甘肃、四川、贵州、云南、西藏、青海、新疆、蒙古国、朝鲜

瑞士驻广州总领事馆
领区:广东省,福建省,海南省,广西省,湖南省,江西省

瑞士驻上海总领事馆
领区:上海市、安徽、江苏、浙江省

瑞士驻成都总领事馆
领区:重庆市、四川省、云南省以及贵州省(注:“瑞士驻成都总领事馆辖区范围内的相关领事服务由瑞士驻华大使馆统一处理。” 也就是说,领事认证业务由瑞士驻华大使馆负责。)

领区和公证书的出具地决定了外交部认证去哪办。 一般可以分为两种情况。 (1)公证书的出具地属于某个领事馆的领区(注意不是大使馆),这种情况下必须交由当地政府外事办公室(以下简称“外办”)办理外交部认证; (2)公证书的出具地属于驻华大使馆的领区,这种情况下既可以交由该地(非北京)的外办办理,也可以交由“外交部委托在京文书领事认证代办机构”(即北京)办理。

让我们举两个例子,其中公证书需要经过瑞士领事馆或大使馆认证。 如果公证书在上海出具,且要办理瑞士的领事认证,则必须向上海外办申请外交部认证。 如果公证书在辽宁某地出具,同样要办理瑞士的领事认证,则既可以在辽宁当地外办办理,也可以在位于北京的“领事认证代办机构”办理。

需要提供哪些材料?

办理毕业证公证书、学历证公证书或无犯罪证明公证书的外交部认证时,一般只需要提供公证书的原件。 办理其他民事文书外交部认证时,请咨询负责受理认证申请的单位。

审批时间是多久?

外交部认证的审批时间相对固定, 平件是5个工作日,加急3个工作日。

中国外交部认证印章样例

第3步:外国驻华使领馆认证

去哪里申请?

负责认证您文书的驻华使领馆,其领区必须涵盖文书外交部认证单位所在地。 比如,一本经上海外事部门认证的文件,如果要办理瑞士领事认证,就要到瑞士驻上海总领事馆认证。

一般情况下,办理驻华使领馆认证这一步,即可以由北京的外交部或当地外办代办(额外收费服务),也可以由申请人自己前往使馆办理。 也就是说申请人本人不需要前往使领馆亲自办理领事认证。 而是由中国外交部在京办事处或当地外事办代为完成这一步。 有个别使领馆要求申请人必须自行递交而不能由外交部或当地外办代为递交。 还有个别领馆要求必须由外交部递交,而不能由申请人自己递交。

需要提供哪些材料?

各国驻华使领馆要求提供的材料有些许的差别, 具体可以咨询负责办理外交部认证的单位或直接联系办理领事认证的外国使领馆。 对于学位证、学历证、无犯罪证明来说,常见的申请材料是:

  • 经外交部认证的公证书原件
  • 身份证复印件(中国公民)或当前有效护照复印件(外国公民)
  • 有关办理领事认证目的的个人声明。 例如,办理瑞士使领馆认证的目的是用于申请瑞士工作签证。
  • 证明领事认证需求的官方通知。 例如,瑞士官方的电子邮件,内容是要求申请人办理有关文件的瑞士驻华使领馆认证。

审批时间是多久?

各国驻华使领馆的审批时间不一样, 最短的当天出证,最长的要20个工作日, 多数情况是10个工作日左右。 具体可参考中国领事服务网外国驻华使馆(代表处)领事认证规定汇编

经驻华使领馆领事认证的文书样例

经毛里求斯驻华大使馆认证的外国人学位证公证书样例

经瑞士驻华大使馆认证的外国人无犯罪证明公证书样例

各国驻华使领馆领事认证印章样例

  1. 奥地利
  2. 厄瓜多尔
  3. 埃塞俄比亚
  4. 以色列
  5. 马来西亚
  6. 毛里求斯
  7. 葡萄牙
  8. 韩国
  9. 瑞士
  10. 阿联酋
  11. 越南

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